Как правильно заполнять журналы инструктажей по охране труда в 2026 году
Журналы инструктажей по охране труда — один из основных документов, подтверждающих, что работодатель организовал обучение работников безопасным методам работы.
При этом сам журнал не заменяет проведение инструктажа. Важно не просто поставить подписи, а правильно организовать инструктаж, проверить знания работника и только после этого внести сведения в журнал.
В 2026 году порядок определяется Правилами обучения по охране труда, утвержденными постановлением Правительства РФ № 2464. В действующей редакции документа предусмотрены вводный инструктаж, инструктаж на рабочем месте и целевой инструктаж.
- Какие журналы инструктажей используются?
- Как заполнить журнал вводного инструктажа?
- Как заполнять журнал инструктажей на рабочем месте?
- Как указать вид инструктажа?
- Что писать в графе «Причина»?
- Что писать в графе «Локальный нормативный акт»?
- Нужно ли указывать номер инструкции?
- Первичный инструктаж: что записать?
- Как оформить повторный инструктаж?
- Как заполнить внеплановый инструктаж?
- Как заполнить целевой инструктаж?
- Нужно ли ставить подпись работника?
- Можно ли вести журнал в электронном виде?
- Нужно ли прошивать бумажный журнал?
- Что делать, если в журнале допустили ошибку?
- Самая распространенная ошибка — формальный журнал
- Как организовать ведение журналов без ошибок?
- Чек-лист заполнения журнала
- Итог
- Нормативная база
Какие журналы инструктажей используются?
На практике работодателю необходимо организовать регистрацию разных видов инструктажей.
Журнал регистрации вводного инструктажа
В нем фиксируется проведение вводного инструктажа с работником до начала выполнения им трудовых обязанностей в случаях, предусмотренных Правилами.
Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте
В нем регистрируются:
- первичный инструктаж;
- повторный инструктаж;
- внеплановый инструктаж;
- целевой инструктаж.
При этом порядок регистрации и конкретную форму документа работодатель утверждает самостоятельно с учетом требований Правил № 2464.
Как заполнить журнал вводного инструктажа?
При регистрации вводного инструктажа необходимо указать:
- дату проведения;
- ФИО работника;
- должность или профессию;
- дату рождения;
- структурное подразделение, где будет работать сотрудник;
- ФИО и должность лица, проводившего инструктаж;
- подпись инструктирующего;
- подпись работника.
Пример
| Дата | ФИО работника | Должность | Дата рождения | Подразделение | Инструктирующий | Подписи |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 23.09.2026 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 15.04.1990 | Отдел продаж | Петров П.П., специалист по ОТ | подписи |
Важно, чтобы данные в журнале соответствовали кадровым документам.
Как заполнять журнал инструктажей на рабочем месте?
Здесь работодатели чаще всего допускают ошибки.
При регистрации первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажа необходимо указать установленный набор сведений.
В частности:
- дату инструктажа;
- ФИО работника;
- должность или профессию;
- дату рождения;
- вид инструктажа;
- причину — для внепланового или целевого инструктажа;
- ФИО и должность лица, проводившего инструктаж;
- наименование локального акта или локальных актов, требования которых были доведены;
- подпись инструктирующего;
- подпись работника.
Как указать вид инструктажа?
В соответствующей графе необходимо четко указать, какой инструктаж был проведен.
Например:
«Первичный»
или
«Повторный»
или
«Внеплановый»
или
«Целевой».
Не стоит оставлять графу пустой или писать просто «инструктаж по ОТ», если форма журнала предусматривает отдельное указание его вида.
Что писать в графе «Причина»?
Эта графа особенно важна для внепланового и целевого инструктажа.
Например, причиной внепланового инструктажа может быть изменение нормативных требований, изменение технологического процесса, оборудования, выявленные нарушения или другие основания, предусмотренные Правилами.
Для целевого инструктажа необходимо указать основание его проведения.
При этом для обычного первичного или повторного инструктажа не нужно искусственно придумывать причину — требование о ее указании относится к внеплановому или целевому инструктажу.
Что писать в графе «Локальный нормативный акт»?
Это одна из наиболее важных граф.
Здесь необходимо указать наименование локального акта или локальных актов, в объеме требований которых проведен инструктаж.
Например:
«Инструкция по охране труда для менеджера по продажам ИОТ-03-2026».
Или:
«Инструкция по охране труда при эксплуатации офисной техники ИОТ-07-2026».
Если при инструктаже использовалось несколько локальных документов, в журнале указываются соответствующие документы.
Главное — чтобы запись соответствовала реально проведенному инструктажу, а не была формальной.
Нужно ли указывать номер инструкции?
Если локальный акт работодателя имеет номер, это удобно и желательно для однозначной идентификации документа.
Например:
«Инструкция по охране труда для электрогазосварщика ИОТ-12».
Еще лучше, если у работодателя установлена система обозначения локальных документов и она применяется последовательно.
Первичный инструктаж: что записать?
Пример:
Дата: 23.09.2026
Работник: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер
Вид: первичный
Локальный акт: Инструкция по охране труда для офисных работников ИОТ-01-2026
Инструктирующий: Петров Петр Петрович, специалист по охране труда
После проведения инструктажа ставятся подписи работника и лица, проводившего инструктаж.
Как оформить повторный инструктаж?
В журнале указывается:
Дата → работник → должность → вид «повторный» → локальный акт → инструктирующий → подписи.
Например:
23.09.2026 | Иванов И.И. | менеджер | повторный | ИОТ-01-2026 | Петров П.П.
При этом повторный инструктаж проводится в сроки и в отношении работников, для которых он необходим в соответствии с установленными работодателем и нормативными требованиями.
Как заполнить внеплановый инструктаж?
Здесь обязательно нужно обратить внимание на основание.
Например:
Вид: внеплановый
Причина: внесение изменений в требования охраны труда, повлекших изменение требований безопасности при выполнении работ.
Или:
Причина: изменение технологического процесса.
Конкретная причина должна соответствовать фактическому основанию проведения инструктажа.
Нельзя проводить внеплановый инструктаж только потому, что в журнале осталось свободное место.
Как заполнить целевой инструктаж?
Целевой инструктаж проводится в предусмотренных Правилами случаях, в том числе при выполнении определенных работ, для которых требуется дополнительное доведение требований безопасности.
В журнале необходимо указать причину проведения целевого инструктажа.
Например:
«Выполнение работ повышенной опасности по наряду-допуску № 15 от 23.09.2026».
Для работ повышенной опасности необходимо дополнительно учитывать требования специальных нормативных актов и порядок оформления наряда-допуска.
Нужно ли ставить подпись работника?
Да.
В журнале должна быть подпись:
лица, проводившего инструктаж, и
работника, прошедшего инструктаж.
Подписи должны соответствовать фактически проведенному инструктажу.
Не рекомендуется собирать подписи заранее, а потом проводить инструктаж «задним числом».
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Правила № 2464 предусматривают возможность электронного оформления и регистрации документов и записей, связанных с обучением, при соблюдении установленных требований к такой системе.
Поэтому электронный формат сам по себе не является проблемой.
Но система должна обеспечивать возможность корректно зафиксировать необходимые сведения и подтвердить проведение обучения.
Для организации важно также закрепить соответствующий порядок локальным документом.
Нужно ли прошивать бумажный журнал?
Здесь важно не переносить автоматически требования старых правил в действующий порядок.
Сейчас Правила № 2464 устанавливают, что порядок регистрации инструктажа и форма его документирования утверждаются работодателем.
Поэтому работодателю следует смотреть прежде всего на собственный утвержденный порядок документооборота и актуальные требования законодательства, а не механически использовать старые шаблоны журналов.
Что делать, если в журнале допустили ошибку?
Не стоит использовать корректор, вырывать страницу или полностью переписывать журнал из-за одной ошибки.
Порядок исправления должен быть установлен работодателем и обеспечивать возможность понять:
- какая запись была первоначально;
- что именно исправлено;
- кто внес исправление;
- когда оно внесено.
Особенно важно не исправлять задним числом даты и сведения о фактически проведенных инструктажах.
Самая распространенная ошибка — формальный журнал
На проверке проблема может возникнуть не из-за самого наличия журнала, а из-за несоответствия между документами и реальным обучением.
Например:
В журнале:
«Первичный инструктаж проведен».
На практике:
работник не знаком с инструкцией, не знает опасности своего рабочего места и не может объяснить порядок действий при аварийной ситуации.
Поэтому журнал должен быть результатом реально проведенного инструктажа, а не заменой инструктажа.
Как организовать ведение журналов без ошибок?
Рекомендуем выстроить процесс следующим образом:
Разработать инструкции → определить работников → определить виды инструктажей → утвердить порядок регистрации → провести инструктаж → проверить усвоение материала → внести запись → получить подписи → хранить документы.
При этом сам инструктаж на рабочем месте должен проводиться с учетом условий труда работника, опасностей и соответствующих требований охраны труда.
Чек-лист заполнения журнала
Перед тем как закрыть запись, проверьте:
☑ указана правильная дата;
☑ правильно указаны ФИО работника;
☑ указана актуальная должность;
☑ указана дата рождения;
☑ правильно выбран вид инструктажа;
☑ для внепланового/целевого указана причина;
☑ указан соответствующий локальный акт;
☑ указаны данные инструктирующего;
☑ есть подпись инструктора;
☑ есть подпись работника;
☑ запись соответствует фактически проведенному инструктажу.
Итог
Правильное ведение журналов инструктажей — это не просто заполнение нескольких граф.
Работодатель должен обеспечить полный цикл:
определить необходимость → провести инструктаж → проверить знания → зарегистрировать результат → обеспечить подписи → сохранить подтверждающие документы.
И главное — не использовать старые формы и старые требования автоматически. На сентябрь 2026 года необходимо ориентироваться на действующую редакцию постановления Правительства РФ № 2464, в том числе изменения, внесенные постановлением № 805.
Нормативная база
Основной документ — Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда», действующее с учетом внесенных изменений.
Для работодателя особенно важны пункты 86–89 Правил, регулирующие регистрацию вводного, первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей.
Также необходимо учитывать локальные нормативные акты работодателя, программы инструктажей и установленный порядок документирования обучения.
АНО ДПО «СИТИ „Столица“» помогает организациям организовать обучение по охране труда, разработать необходимую документацию и привести систему обучения в соответствие с действующими требованиями.
📞 8 800 775-75-17
📧 info@sciti.ru
🌐 sciti.ru